Основні організаційно-правові засади
електронного документообігу та використання електронних
документів встановлено Законом України
від 22.05.03 № 851 "Про електронні документи та електронний документообіг"
(надалі – Закон). Водночас, відносини,
пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією,
Цивільним кодексом, законами України від 02.10.92 № 2657 "Про інформацію", від 05.07.94 № 80 "Про захист інформації в автоматизованих
системах", від 21.01.94 № 3855 "Про державну таємницю", від 18.11.03 № 1280 "Про
телекомунікації", від 09.04.99 № 595 "Про обов'язковий примірник
документів", від 24.12.93 № 3814 "Про Національний
архівний фонд та
архівні установи", а також
іншими нормативно-правовими актами. При
цьому, якщо міжнародним договором України,
згода на обов'язковість
якого надана Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті,
що передбачені Законом,
застосовуються правила
міжнародного договору.
Відповідно до статті 5 Закону електронний документ - документ, інформація
в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові
реквізити документа. Склад та порядок
розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається
законодавством. Електронний документ може
бути створений, переданий, збережений і
перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання
електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними
засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Для ідентифікації
автора електронного документа може використовуватися електронний підпис (Закон
України від 22.05.03 № 852 "Про електронний цифровий підпис"). Накладанням
електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини,
пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом. Використання
інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється
суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах (стаття 6 Закону).
Статтею 9 Закону встановлено, що електронний
документообіг (обіг електронних документів)
- сукупність процесів створення,
оброблення, відправлення,
передавання, одержання, зберігання,
використання та знищення електронних документів, які
виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з
підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними
органами місцевого самоврядування,
підприємствами, установами та
організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.
Типовий порядок здійснення електронного документообігу в
органах виконавчої влади, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.04 № 1453.
Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.14 №1886/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за
№ 1421/26198, затверджено:
- порядок роботи з електронними документами у діловодстві
та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (надалі – Порядок);
- перелік форматів даних електронних документів
постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних
електронних документів;
- вимоги щодо найменування файлів електронних документів;
- вимоги щодо найменування файлів електронних облікових
документів;
- вимоги щодо найменування файлів архівних електронних
документів;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми електронного
примірника описів справ постійного зберігання;
- вимоги щодо найменування файлів електронних примірників
описів справ постійного зберігання;
- вимоги до структури та змісту XML-схеми обкладинок
архівних електронних справ;
- вимоги щодо найменування файлів обкладинок архівних
електронних справ.
Порядком встановлено загальні вимоги щодо впровадження
електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису,
організації роботи з електронними документами у діловодстві в державних
органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та
організаціях незалежно від форм власності (надалі
- установа) та щодо їх підготовки до передавання на архівне зберігання.
Установи, в яких впроваджено системи електронного
документообігу, застосовують електронний цифровий підпис типу "Електронний
цифровий підпис з повним набором даних перевірки", вимоги до якого
визначаються наказом Міністерства юстиції України та Адміністрації Державної
служби спеціального зв’язку та захисту інформації України від 20.08.12 №1236/5/453 " Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів,
що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису",
зареєстровано в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2012 року за №
1398/21710. Установи застосовують електронний цифровий підпис лише за умови
використання надійних засобів електронного цифрового підпису. Організація
роботи з електронними документами, що містять службову інформацію, здійснюється
в порядку, визначеному чинним законодавством
Організація електронного документообігу здійснюється відповідно
до актів законодавства або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів
електронного документообігу. Використання електронного документа
у цивільних відносинах
здійснюється згідно із загальними
вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним
законодавством (стаття 14 Закону). Наприклад, на офіційному порталі Державної фіскальної
служби України міститься така інформація:
- Договір "Про визнання електронних документів" в
електронній формі (рекомендації по роботі);
Інструкція з підготовки
і подання податкових документів в
електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку, затверджено
наказом Державної податкової адміністрації України від 10.04.08 № 233, зареєстровано
в Міністерстві юстиції України 16 квітня 2008 року за № 320/15011, яка визначає загальні принципи
організації інформаційного обміну під час подання платниками податків податкової звітності до органів державної податкової служби
України в електронній формі із
використанням електронного
цифрового підпису.
Ця Інструкція поширюється на Державну податкову адміністрацію України та її територіальні органи, платників податків, які за власним бажанням подають податкові документи в електронному вигляді.
Ця Інструкція поширюється на Державну податкову адміністрацію України та її територіальні органи, платників податків, які за власним бажанням подають податкові документи в електронному вигляді.
Отже, якщо відокремлений підрозділ (філія,
представництво) юридичної особи уповноважений самостійно подавати звітність,
відомості про якого містяться в Єдиному державному реєстрі, то він подає
звітність засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог
законодавства щодо електронного документообігу й електронного цифрового підпису
на підставі Договору про визнання електронних документів, укладеного за
основним місцем обліку.
Читайте:
