Кадровий аудит являє собою перевірку локальних службових документів (зазначених у таблиці) з управління персоналом (особового складу) та інших документів підприємства, організації, установи (надалі - підприємство) на відповідність вимогам чинного трудового законодавства.
Слід відмітити, що визначення кадрового аудиту в чинних нормативно-правових актах з питань праці, відсутнє. Частиною другою статті 3 Закону України від 22.04.93 № 3125 "Про аудиторську діяльність" (надалі - Закон № 3125) аудит визначений як перевірка даних бухгалтерського обліку і показників фінансової звітності суб'єкта господарювання з метою висловлення незалежної думки аудитора про її достовірність в усіх суттєвих аспектах та відповідність вимогам законів України, положень (стандартів) бухгалтерського обліку або інших правил (внутрішніх положень суб'єктів господарювання) згідно із вимогами користувачів.
Зазвичай в службових документах з особового складу міститься інформація, пов'язана з фінансово-господарською діяльністю підприємства, зокрема, з питань оплати праці, матеріального заохочення окремих працівників, визначення компенсацій при нещасних випадках на виробництві тощо. Тому використання поняття "кадровий аудит" у якості одного з напрямків перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства не суперечить чинному законодавству.
Водночас, абзацом восьмим частини другої статті 13 Закону України від 14.10.92 N 2694 "Про охорону праці" встановлено зобов'язання роботодавцю проводити аудит охорони праці. Це зайвий раз підтверджує правомірність використання поняття "кадровий аудит".
- аудит може проводитися з ініціативи господарюючих суб'єктів, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (обов'язковий аудит);
- аудиторські послуги у вигляді консультацій можуть надаватись усно або письмово з оформленням довідки та інших офіційних документів. Аудиторські послуги у вигляді експертиз оформляються експертним висновком або актом;
- аудит проводиться на підставі договору між аудитором (аудиторською фірмою) та замовником. Інші аудиторські послуги можуть надаватися на підставі договору, письмового або усного звернення замовника до аудитора (аудиторської фірми). Замовник має право вільного вибору аудитора (аудиторської фірми);
- органи управління суб'єкта господарювання несуть відповідальність за повноту і достовірність документів та іншої інформації, які надаються аудитору (аудиторській фірмі) для проведення аудиту чи надання інших аудиторських послуг;
- аудитори й аудиторські фірми мають право самостійно визначати форми і методи проведення аудиту та надання інших аудиторських послуг на підставі чинного законодавства, стандартів аудиту та умов договору із замовником; отримувати необхідні документи, які мають відношення до предмета перевірки і знаходяться як у замовника, так і у третіх осіб, які зобов'язані надати їх на вимогу аудитора (аудиторської фірми). Зазначена вимога повинна бути офіційно засвідчена замовником; отримувати необхідні пояснення в письмовій чи усній формі від керівництва та працівників замовника; залучати на договірних засадах до участі в перевірці фахівців різного профілю.
Отже, своєчасне проведення кадрового аудиту дозволить роботодавцю уникнути можливих санкцій за порушення трудового законодавства (адміністративної, а можливо, в окремих випадках, і кримінальній відповідальності).
Крім того, професійне, грамотне і компетентне ведення локальних службових документів з особового складу може стати запорукою для благополучного вирішення у подальшому трудових спорів між роботодавцем і працівниками.
Упорядкування системи кадрового діловодства, котре базується на створених організаційно-правових засадах, дозволить роботодавцю удосконалити систему управління персоналом підприємства в цілому.
Основні документи підприємства, що підлягають перевірці в ході кадрового аудиту
Назва документа
|
Контрольні моменти, на які потрібно звернути увагу
при перевірці
|
I. Загальні локальні нормативні акти підприємства, що стосуються трудових відношень |
|
Установчі документи підприємства, установи, організації
(статут, положення або установчий договір)
|
Необхідно перевірити наявність в статуті (або, для деяких категорій підприємств, – в установчому договорі) или положенні пункту про визначення повноважень керівництва відповідного рівня здійснювати прийом та звільнення працівників, визначати умови та розміри оплати праці, затверджувати локальні нормативні акті підприємства, підписувати накази по кадрам.
Крім того, потрібно провести аналіз повноважень фактично працюючих керівних осіб у різні періоди часу щодо правомірності прийняття ними кадрових рішень, затвердження локальних нормативних актів підприємства у сфері трудових відносин
|
Колективний договір
|
Перевіряється наявність в колективному договорі умов, які не можуть погіршувати положення працівників порівняно з умовами, встановленими Кодексом законів про працю України (надалі - КЗпП) та іншими нормативно-правовими актами. Слід зауважити, що обов’язковість укладання колективного договору передбачена чинним законодавством, але відповідальність посадових осіб за його відсутність на підприємстві доки не встановлена
|
Правила внутрішнього трудового розпорядку |
Обов’язковість визначення та затвердження трудового розпорядку на підприємствах, встановлена статтею. 142 КЗпП.
Правила внутрішнього трудового розпорядку повинні бути затверджені загальними зборами трудового колективу підприємства. Затвердження правил, які не відповідають нормам чинного трудового законодавства призводить до визнання недійсним цього локального нормативного акту. З документом має бути ознайомлено усіх працюючих осіб під підпис (стаття 29 КЗпП).
Правила внутрішнього трудового розпорядку можуть становити частину колективного договору, за його наявності
|
Положення про оплату праці |
Обов’язковість цього документа, якщо колективний договір відсутній та система оплати праці і матеріального стимулювання не зазначена в письмових трудових договорах, встановлена статтею 97 КЗпП.
При проведенні аудиту необхідно визначити, чи містить Положення про оплату праці всі обов'язкові вимоги зазначеної вище норми закону, зокрема, чи зазначені в ньому форми і системи оплати праці, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат, а також чи встановлені строки виплати заробітної плати.
Крім того, необхідно звернути увагу на те, що цей документ повинен бути погоджений з представником трудового колективу підприємства.
Дані про встановлену систему оплати праці можуть становити частину змісту колективного договору, за його наявності |
Організаційна структура та штатна чисельність
|
Перевіряється наявність організаційної структури та штатної чисельності (стаття 64 Господарського кодексу України), а також відповідність іншим локальним службовим документам
|
Посадові (робочі) інструкції працівників |
Наявність посадових (робочих) інструкцій працівників є обов'язковою, у тому числі на всі вакантні посади.
Перевіряється наявність посадових інструкцій відповідно до найменувань посад, зазначених у штатної чисельності (штатному розписі), порядок їх затвердження та внесення до них (у разі необхідності) відповідних змін. Перевіряється складання змісту посадових (робочих) інструкцій, який повинен відповідати вимогам Національного класифікатора України "Класифікатор професій”, Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.04 № 336.
Вивчається порядок ознайомлення під підпис із ними працівника, який перебуває на посаді. При цьому необхідно мати на увазі, що згідно з вимогами частини сьомій пункту 6 Довідника
професій, до посадових інструкцій може бути внесено зміни лише на підставі
наказу роботодавця та за згодою працівника
|
Положення про захист персональних даних працівників |
Доцільно встановити відповідність змісту цього
документа вимогам чинних нормативно-правових актів щодо захисту персональних даних, а також
перевірити факт реєстрації у встановленому порядку бази персональних даних
працівників підприємства. Особливу увагу потрібно звернути на наявність згод працівників
на обробку персональних даних, повідомлень працівників про обробку їх персональних
даних підприємством щодо працівників, прийнятих на роботу, починаючи
з 01.01.2011 року.
|
Положення про матеріальну відповідальність |
Наявність цього документа є доцільною, якщо на
підприємстві встановлено матеріальну відповідальність відповідно до Переліку посад і робіт,
затвердженому Постановою Державного Комітету Ради Міністрів СРСР з праці та
соціальних питань та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 № 447/24.
Положення про матеріальну відповідальність, що регулює загальні умови встановлення та впровадження на підприємстві колективної (бригадної) відповідальності, має бути погоджене з представником трудового колективу підприємства |
Положення про збереження відомостей, що
становлять комерційну таємницю та конфіденційну інформацію підприємства
|
Наявність цього документа зумовлюється, насамперед,
затвердженим на підприємстві переліком документів (або інших джерел інформації),
які відносяться до відомостей, що становлять комерційну таємницю та конфіденційну
інформацію, відтак, визначеним обов'язком працівників щодо
збереження таких відомостей
|
Перелік посад працівників з ненормованим
робочим днем
|
Перевіряється наявність, якщо на підприємстві
встановлено ненормований робочий день для певних категорій
працівників.
При цьому звернути увагу, що відповідно до Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 10.10.97 N 7 такій режим роботи встановлюється в колективному договорі підприємства (як додаток). За його відсутності - обов'язково повинен бути наказ роботодавця з конкретними строками надання такої відпустки по кожній посаді та доведенням кожному працівнику (за відповідною посадою) під підпис |
Графік змінності
|
Перевіряється наявність, якщо на підприємстві встановлено роботу змінами
|
Штатний розпис |
Перевіряється наявність на підприємстві штатних розписів і відповідність їх організаційної структури та штатної чисельності підприємства на кожний період часу.
Вивчаються порядок їх затвердження, введення в дію, строки дії, а також порядок внесення змін. Перевіряється відповідність зазначених у штатному розпису найменувань посад Національному класифікатору України "Класифікатор професій” у редакції, що діяла на час видання затвердження штатного розпису, а також відповідність кількості штатних одиниць кількості фактично працюючих
|
II. Договори підприємства, установи, організації, що стосуються трудових відношень |
|
Договір (контракт) з керівником підприємства
|
Необхідність укладання письмових трудових договорів
(контрактів) з керівниками підприємств передбачена статтею 65
Господарського кодексу України
|
Письмовий трудовий договір (контракт) з
працівником
|
Необхідність укладання письмових трудових договорів
(контрактів) з деякими категоріями працівників передбачена певною низкою законодавчих
актів України. Необхідність укладання трудових договорів у письмовій формі або за контрактом
стосується, зокрема, оформлення трудових відносин з іноземними громадянами, з
громадянами, що працюють у фізичної особи-підприємця, при прийомі на роботу стажистом
нотаріуса, помічником адвоката, та в деяких інших випадках.
Умови та порядок укладання трудових договорів у
письмовій формі, зокрема, строкових трудових договорів,
регламентується статтями 23 і 24 КЗпП
Зробити правові висновки щодо правомірності укладання контрактів |
Договір про повну індивідуальну матеріальну
відповідальність
|
Необхідно пам'ятати про можливість укладення письмових
договорів про повну матеріальну відповідальність лише з працівниками, що
обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням,
обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва
переданих їм цінностей.
Наявність таких договорів є необхідною, якщо на
підприємстві працюють співробітники – матеріально відповідальні особи. Проводиться аналіз (оцінка) правомірності його укладання з відповідним працівником за посадою, яку він обіймає, а також переглядаються умови договорів на предмет відповідності Типовому договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність
|
Договір про колективну (бригадну) матеріальну
відповідальність
|
Якщо наявність таких договорів є необхідною. Наказом Міністерства праці України від 12.05.96 № 43 затверджено Перелік робіт, при виконанні яких може запроваджуватися колективна (бригадна) матеріальна відповідальність, умови її застосування і Типовий договір про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність
|
Цивільно-правові договори підприємства з
фізичними особами (за наявністю таких договорів)
|
Необхідно надати правову оцінку укладанню цивільно-правових договорів і перевіряти їхні умови на предмет
включення до них умов, які регулюються трудовим законодавством
|
III. Первинні документи кадрового діловодства |
|
Накази з особового складу (рух працівників, надання відпустки)
|
Видані підприємством накази щодо особового складу
перевіряються на відповідність: вимогам чинних нормативно-правових актів із питань праці; відповідним локальним документам підприємства; записям в трудових книжках працівників, кого вони стосуються тощо
Але при перевірці спочатку встановлюються повноваження посадової особи яка підписала наказ. При цьому звертати увагу на те, що накази з особового складу реєструються в окремому Журналі (прошитому, пронумерованому та скріпленому відбитком печатки підприємства) від наказів з основної діяльності підприємства ( в яких, до речі, реєструються накази з питань оплати праці (заохочень) працівників, затвердження штатних розписів, відряджень тощо). Перевіряється в обов'язковому порядку доведення усіх наказів з особового складу до працівника, якого стосується цей наказ. Вивчається їх відповідність типовим формам, затвердженим наказом Державного комітету статистики України від 05.12.08 № 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці" |
Особові картки працівників
(за типовою формою № П-2) |
Типова форма первинної облікової документації N П-2 "Особова картка працівника", затверджено наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25.12.09 № 495/656.
Необхідність ведення особової картки у документальному вигляді безпосередньо поєднується з встановленим чинним законодавством порядком ведення трудових книжок працівників.
Під
час перевірки контролю у особовій картці повинні підлягати всі записи, що
вносяться до відповідних граф, а також тотожність записів про приймання на роботу,
переведення, звільнення записам у трудовій книжці працівника на підставі відповідного розпорядчого документа.
Крім того, необхідно відстежити факт ознайомлення працівника під підпис із записами в особовій картці про призначення, переведення та (обов'язково) при звільненні з роботи |
Особові справи |
Перевіряється наявність особових справ працівників
підприємства та їх наповнення документами (наказ Головного архівного
управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98№ 41 (втратив чинність); наказ Міністерства юстиції України від 12.04.12 № 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів").
Аналізується правильність заповнення всіх документів, що формують особову справу. Кількість працівників підприємства повинна співпадати з кількістю оформлених особових справ |
Трудові книжки працівників
|
Перевіряється наявність:
- розпорядчого акту роботодавця щодо передачі власних повноважень відповідному працівнику служби з управління персоналом щодо організації ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок (постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 №301 "Про трудові книжки працівників"), а також безпосередньо посадову інструкцію цього працівника; - трудових книжок працівників, місце та умови їх зберігання (відсутність книжок вибулих працівників), а також співпадання їхньої кількості із кількістю фактично зайнятих працівниками посад (штатна чисельність на дату перевірки).
Усі записи, внесені до трудових книжок працівників, вивчаються на
відповідність вимогам КЗпП, Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального
захисту населення України від 29.07.1993 № 58, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за N 110, Національного класифікатора України "Класифікатор професій”
|
Книга обліку та книга руху трудових книжок і вкладишів до них
|
Перевіряється наявність обох книг, правильність оформлення
та ведення їх відповідно до наказу Міністерства статистики
України від 27.10.95 № 277 "Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу", а також наявність актів на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них
|
Табелі обліку використання робочого часу |
Перевіряється наявність табелів обліку використання
робочого часу. Вивчається їх відповідність типовій формі№П-5, затвердженої наказом Державного комітету
статистики України від 05.12.08 № 489 "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі
статистики праці", а також правильність ведення
обліку використання робочого часу на підприємстві
|
Графік щорічних відпусток |
Відповідно до Закону України від 15.11.96 № 504 "Про відпустки" перевіряється наявність:
- графіка щорічних відпусток та відповідність його вимогам статті 79 КЗпП; - письмових повідомлень працівникам про дату початку щорічної відпустки (не пізніш як за два тижні до встановленого графіком строку); - ведення обліку щорічних відпусток, що надаються працівникам.
Аналізується тривалість усіх видів відпусток, що надаються працівникам, на відповідність вимогам чинного законодавства
|
Дозвіл на працевлаштування іноземців
|
Перевіряється наявність, якщо на підприємстві працюють
іноземні громадяни, які не мають належним чином оформлене посвідчення на
постійне проживання в Україні
|
Довідки медико-соціальної експертної комісії (МСЕК) про встановлення
інвалідності на всіх працевлаштованих інвалідів
|
Перевіряється стан виконання встановленого законодавством нормативу чисельності інвалідів, а також виконання вимог статті 24 КЗпП, згідно з умовами
якої заборонено укладання трудового договору із громадянином,
якому запропонована робота, протипоказана за станом здоров’я на підставі медичного
висновку
|
Особисті письмові заяви працівників
(з урахуванням строку їх збереження) |
Перевіряється наявність заяв працівників про прийняття на роботу, переведення, надання відпустки (крім щорічних), звільнення з посади (крім випадків,
визначених трудовим законодавством), на предмет їх відповідності найменуванню посади та
структурного підрозділу.
Водночас, слід звернути увагу на те, що чинними нормативно-правовими актами з питань праці, не застосовується такий вид документа як "заява про прийняття на роботу", оскільки передбачено укладання трудового договора (як правило) в письмовій формі (стаття 24 КЗпП), на підставі якого видається відповідний наказ, а також використання типової форми № П-1 "Наказ (розпорядження про прийняття на роботу" Стосується зазначене вище і заяв, на підставі яких видаються накази про надання щорічних відпусток: за Законом № 504 надаються вони на підставі графика щорічних відпусток із попередженням працівника про дату початку, ані як не за заявою працівника. Затверджено і типову форму наказу N П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки". Тому заяви від працівників можуть бути тільки про перенесення відпустки на іншій строк, її поділу тощо. На такі нюанси трудового законодавства роботодавцю треба звертати увагу, оскільки поняття "типова форма" - передбачає обов"язковість її використання. |
Особисті письмові згоди працівників на виплату
їм заробітної плати на власний картковий рахунок через зазначену установу банку
|
Перевіряється наявність згоди відповідно до
законодавства про оплату праці, якщо на підприємстві
здійснюється виплата заробітної плати працівникам через визначену установу
банку
|
Листки тимчасової непрацездатності
|
Перевіряється утворення на підприємстві комісії (уповноваженого) з соціального страхування, а також правильність оформлення цією комісією документів, пов'язаних із тимчасової непрацездатності працівників, якщо підприємством прийняте рішення про виплату матеріального забезпечення застрахованим особам підприємства за рахунок коштів Фонду з тимчасової втрати працездатності
|
Документи з військового обліку
|
Перевіряється наявність на підприємстві обліку військовозобов’язаних і призовників відповідно до вимог Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15.12.2010 № 660, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 березня 2011 року за N 308/19046
|
Обов'язкова звітність з персоналу та статистична
звітність про працю
|
Перевіряється своєчасність подання встановленої
звітності до відповідних органів статистики, зайнятості населення, соціального захисту інвалідів, фіскальної служби у строки, визначені чинними актами законодавства, зокрема:
- накази Міністерства соціальної політики України: від 31.05.13 № 316 "Про затвердження форми звітності № 3-ПН "Інформація про попит на робочу силу (вакансії)” та Порядку її подання", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 червня 2013 року за № 988/23520; від 31.05.13 № 317 "Про затвердження форми звітності № 4-ПН „Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці” та Порядку її подання", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 червня 2013 року за № 989/23521; від 10.02.07 N 42 "Про затвердження форми звітності N 10-ПІ (річна) "Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів" та Інструкції щодо заповнення форми звітності N 10-ПІ (річна) "Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів", зареєстровано в Міністерстві юстиції України 13 лютого 2007 року за N 117/13384; - наказ Державної служби статистики України від 21.07.15 № 172 "Про затвердження форм державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) та № 1-ПВ (квартальна) "Звіт із праці" тощо |
